Comment manager à distance grâce aux #technologies ?

Faites-vous partie des millions de professionnels qui, à cause de la pandémie mondiale, ont dû s’adapter rapidement à leur nouveau quotidien de télétravail ? Si c’est le cas, vous vous y êtes aujourd’hui probablement habitués et vous vous demandez peut-être si le #télétravail est en passe de devenir une « nouvelle normalité » au sein de votre entreprise.

Or, comme vous avez pu le constater jusqu’à présent, si le télétravail présente des avantages indéniables, il comporte aussi quelques écueils spécifiques, notamment dès qu’il s’agit de coordonner une équipe à distance.

Au sein de Centric Software, 90 % des collaborateurs pratiquaient déjà le télétravail depuis de longues années, bien avant l’apparition du COVID-19. Pour cette raison, et spécialement pour vous, nous avons mis notre expertise au service de l’élaboration d’une série de conseils destinés à améliorer votre efficacité en #télétravail.

Dans ce 4e article consacré au #télétravail, notre vice-président des ventes pour la région EMEAR, Christophe Therrey, distille ses conseils pour vous aider à manager à distance avec efficacité !

Quatre astuces efficaces pour manager à distance

Il y a dix ans, j’étais responsable commercial au sein d’une petite start-up française éditrice d’un logiciel de cybersécurité. Je faisais de longues journées et je dormais peu. Mon équipe et moi-même travaillions dur pour asseoir notre leadership sur le marché, et nous nous acquittions de cette mission dans la joie et la bonne humeur ! Jusqu’à l’hiver 2009, durant lequel Mère Nature décida de nous lancer un avertissement.

L’épidémie de grippe H1N1 s’est brutalement invitée et l’un de nos collègues a fait l’objet d’une suspicion d’infection. Nous avons dû fermer nos locaux et demander à l’ensemble de nos collaborateurs de rester chez eux pendant quelques semaines. Cela a été ma première expérience de #télétravail, avant d’intégrer Centric Software.

Avec plus de dix années de télétravail au compteur, j’ai une vision plus claire de ce qui marche (et de ce qui ne marche pas) pour moi et l’équipe Centric, et je peux aujourd’hui la partager avec vous.

1. Établir un rituel d’équipe

Même si cela paraît évident, il s’agit d’un point essentiel.

Établir un rituel d’équipe est primordial : que ce soit via des réunions hebdomadaires, mensuelles, en face-à-face ou lors de rappels de routine quelle que soit leur forme. Cela favorise la transparence, notamment lors des échanges sur le statut des différents projets et l’avancement d’autres initiatives. Il est également important de respecter une durée précise pour que chacun reste attentif et que tous participent aux échanges. Bien sûr, certaines réunions seront plus productives que d’autres, mais ce qui compte est de respecter le rituel, pour permettre à tous de rester dans le jeu et d’avoir voix au chapitre !

2. Utiliser des modes de communication informels

Nous utilisons une application de messagerie, en plus de nos réseaux formels, principalement pour les conversations annexes.

Ces outils sont employés pour partager certaines réflexions ou idées en dehors des canaux traditionnels, et renforcent le lien social, en particulier dans une période comme celle-ci. J’ai également remarqué qu’ils sont de plus en plus utilisés ponctuellement par de petits groupes de clients et de partenaires privilégiés afin d’instaurer un dialogue de confiance axé sur l’ouverture et la transparence. Selon moi, ces outils incarnent également la disparition de la frontière entre les sphères privées et professionnelles. Il convient donc de les utiliser avec précaution !

3. Investir dans les outils digitaux adéquats

Couplée à l’usage de technologies performantes, la capacité à faire preuve de souplesse est un autre prérequis indispensable pour manager à distance.

Mon emploi du temps contient pour moitié des rendez-vous pris à l’avance. L’autre moitié reste libre pour tout « exercice d’incendie » inopiné, l’accompagnement ponctuel et la gestion d’autres incidents. Nous avons l’habitude de gérer chaque difficulté de dernière minute à distance, via Skype, Microsoft Teams ou Webex. Nous naviguons entre ces dispositifs et d’autres plateformes, en nous adaptant aux outils qu’utilisent nos clients.

Si ces outils sont suffisants pour communiquer au jour le jour, ils ne sont en aucun cas adaptés à la gestion de processus produit complexes. Les professionnels en charge du développement produit, de la conception, des achats, du merchandising, de l’approvisionnement et d’autres services doivent s’appuyer sur des plateformes beaucoup plus robustes, notamment de gestion du cycle de vie du produit (PLM), qui leur permettent de gérer aisément les produits, du croquis initial au lancement… Même quand tous les collaborateurs sont en télétravail ! Recourir à une plateforme digitale telle que Centric PLM permet aux managers de consulter le statut précis de chaque produit, sans avoir à courir après leurs équipes. Toutes les informations sont mises à jour en temps réel et accessibles quel que soit le site.

Pendant la crise, nous avons reçu d’excellents retours de nos clients. Grâce à nos technologies − PLM, d’intégration 3D, d’IA, nos packages de collaboration à distance Quick-Start, nos applications mobiles, nos écrans de collaboration digitale, nos technologies cloud, etc. – ils ont pu en quelques clics et sans difficulté majeure, placer leurs équipes en confinement, même les plus mobiles, notamment aux achats et à la logistique !

4. Motiver votre équipe

Il n’y a pas de recette miracle pour motiver les équipes, surtout quand elles sont en télétravail, mais voici quelques conseils :

1. Accordez de l’attention à chacun : nous apprécions et nous méritons tous de l’attention. Certains plus que d’autres. Ce besoin varie également en fonction de la culture d’origine et de la personnalité. Il est important de prévoir du temps et de se tenir disponible, afin d’accorder à chaque membre de l’équipe l’attention dont il a besoin.
2. Amusez-vous : d’après mon expérience, les jeux et les concours sont une stratégie gagnante ! J’ai la chance de compter parmi les membres de ma famille des producteurs de champagne, j’ai l’habitude d’envoyer une bouteille au gagnant.
3. Déléguer certaines missions : une autre technique que j’ai trouvée pour augmenter mon efficacité est de déléguer certaines missions susceptibles d’avoir un impact sur la performance de l’ensemble de l’équipe. Attribuer la responsabilité de différentes missions aux membres de l’équipe renforce leur implication et créé une formidable dynamique de groupe.
4. Féliciter en public, critiquer en tête à tête. En télétravail, vous devez continuer à encourager les initiatives positives, tout en corrigeant les erreurs. A fortiori en télétravail, vous devez user d’un luxe de précautions. Les collaborateurs qui ont reçu un reproche devant leurs collègues ont tendance à se démotiver ensuite. J’ai toujours respecté ce principe simple : féliciter en public et critiquer en tête à tête.
5. Miser sur la théorie des intelligences multiples. Ce modèle a été pensé par Howard Gardner au milieu des années 1980. Il me fascine depuis toujours. Pour résumer, cette théorie postule que nous serions tous nés avec huit types différents d’« intelligences » dotées d’un potentiel à peu près équivalent pour chacune d’elles. La propension à en développer une plus qu’une autre dépendrait de facteurs génétiques, de notre éducation et de notre expérience de vie en général.

Par exemple, l’un de mes collaborateurs est doté d’une extraordinaire intelligence spatiale. Il a besoin de schématiser une campagne commerciale sur une feuille de papier, une tablette ou un tableau blanc pour se l’approprier. Avec lui, pas besoin d’envoyer un long e-mail truffé de détails. Il lui suffit de « photographier » le processus pour mémoriser chacune des étapes.

L’avenir du management à distance

Selon moi, le télétravail sera amené, à terme, à déconnecter totalement activité professionnelle et sites physiques des entreprises. Cela ne fait pas l’ombre d’un doute !

Source : Article original publié par ©Centric Software - www.centricsoftware.com, le 30 avril 2020.