Maintenir la relation à distance avec collègues, clients, et fournisseurs : les conseils d'un professionnel

Pendant le confinement, de nombreuses entreprises dans le monde ont découvert qu’en utilisant les technologies adéquates, leurs équipes pourraient travailler efficacement depuis leur domicile ! 

Que l’on soit chef d’entreprise ou collaborateur, l’agrément et le confort du quotidien en #télétravail constituent des atouts indéniables. Beaucoup ont donc décidé d’adopter définitivement le télétravail alors que se dessinent les contours de la « nouvelle normalité ».

Toutefois, gérer des relations professionnelles à distance, dans un contexte où les interdictions de déplacement sont encore d’actualité, représente parfois un enjeu de taille.

Silvano Joly, directeur des ventes pour l’Italie et professionnel rompu au télétravail, distille quelques conseils pour des relations efficaces avec les fournisseurs, les clients, les partenaires projet et autres interlocuteurs, dans le contexte spécifique du télétravail.

Pour découvrir ses précieux conseils et le difficile équilibre à trouver pour concilier usage des technologies et « socialisation à distance », lisez la suite de cet article. 

Préférer le terme de « socialisation à distance »

Le terme de « distanciation sociale » fleurit partout ces derniers temps. Celle-ci a su prouver son efficacité en contribuant à freiner l’épidémie de COVID-19. Or récemment, le psychologue Jamil Zaki a introduit un nouveau terme, qui selon moi mériterait une plus large appropriation, celui de « socialisation à distance » (orig. « distant socializing »).

Même si le confinement nous a séparés, il a sur certains plans ressoudé nos liens. Les technologies nous ont permis d’échanger par vidéo avec nos grands-parents, d’organiser des dîners virtuels avec des êtres chers et de renouer avec des amis perdus de vue. Nous sommes parvenus à entretenir des relations en l’absence de toute proximité physique via une forme de « socialisation à distance ». 

Ce concept compte tout autant dans notre vie professionnelle. La « socialisation à distance » est l’une des clés pour entretenir des relations professionnelles efficaces dans le contexte du télétravail. 

La socialisation à distance est essentielle pour nouer de nouvelles relations

Tout a basculé au début de l’année lorsque les pays du monde entier ont chacun à leur tour imposé des mesures de confinement. Centric Software, notamment en Italie, a rapidement su s’adapter à la situation. Notre équipe avait déjà l’habitude de pratiquer le télétravail, selon les principes du « smart working », comme nous l’appelons dans notre jargon. Toutefois, nous devions consolider certaines activités client, autrefois gérées en présentiel. Les technologies ont évidemment été capitales dans la rationalisation des processus communs à toute l’entreprise, mais la « socialisation à distance » a également été cruciale, en particulier lors de l’établissement de nouvelles relations. 

Nous avons pu réaliser un déploiement logiciel à distance pour l’un de nos plus fidèles clients, une marque de luxe italienne établie de longue date. Grâce à notre équipe de spécialistes et à des solutions digitales innovantes, 250 utilisateurs ont pu bénéficier de la mise en route de Centric PLM pendant le confinement en Italie. Pour atteindre cet objectif, nous avons multiplié les heures de formation en ligne et les tutoriels vidéo. 

Quel rapport avec la socialisation à distance ?

Eh bien, ne pas pouvoir organiser de rendez-vous physiques peut amplifier le stress inhérent aux nouvelles situations, surtout pour les individus les moins férus de technologies. Lors des échanges virtuels, donner du champ et du temps aux nouvelles relations est impératif ! Dans le cas cadre de nos déploiements à distance, cette méthode a fait ses preuves lors des premières rencontres avec les nouveaux utilisateurs.

Quelques conseils pour interagir à distance

Dans le cadre professionnel des relations à distance, il n’est pas inutile de rappeler quelques règles d’or de « vidéo-netiquette » (ou éthique de visioconférence), extrêmement importantes quand la pression est forte !

1. Utiliser la vidéo lorsque c’est possible. En tant qu’êtres humains, nous communiquons essentiellement sur un mode non verbal. Si votre auditoire n’a pas la possibilité de vous voir lors d’une conférence téléphonique, vos idées perdent de leur clarté.
2. Adopter une étiquette identique à celle d’une réunion physique. Par exemple, faites un tour de table pour permettre à chaque personne de se présenter. Arriver à une réunion et aborder de front le sujet principal réduit la participation et les interactions entre les participants au cours de la session.
3. Préparer et envoyer à chacun un ordre du jour. Chaque participant doit connaître les sujets et le déroulé de la réunion à l’avance pour pouvoir préparer son intervention.
4. Définir les règles de la réunion. Pendant les visioconférences, l’échange peut devenir cacophonique : assurez-vous d’établir des règles pour fixer les modalités et les plages d’intervention (prise de parole, envoi de messages via le chat, questions, etc.)
5. Faire des pauses, même courtes, pour discuter de manière informelle de sujets d’actualité, de sport, des vacances, etc. Cela rendra les réunions beaucoup plus conviviales.
6. Envoyer un sondage aux participants à l’issue de la réunion. Les sondages sont un excellent outil d’adhésion et donnent l’occasion de partager son point de vue. De cette façon, vous pouvez analyser l’avancement des tâches abordées en réunion et améliorer l’efficacité des prochaines.

Gérer les fournisseurs à distance 

Une démarche de socialisation à distance est vitale, mais il est également absolument essentiel de disposer des technologies adéquates pour prendre en charge vos tâches quotidiennes, en particulier dans le cadre de la gestion des fournisseurs. 

Pour des millions de professionnels, les appels zoom et la messagerie directe ont remplacé la communication traditionnelle au bureau et les réunions. Or, ces solutions ne suffisent pas aux équipes en charge du développement produit, des achats ou du merchandising. 

Comment passer en revue des échantillons lorsqu’il est impossible de se déplacer ? Comment disposer d’une estimation précise des marges produit et approuver les devis plus rapidement ? Comment prendre des décisions d’achat rapides (et plus efficaces) tout en travaillant à distance ? 

Chez Centric, nous avons rapidement trouvé une solution à ces besoins afin d’accompagner les équipes dans la gestion transparente des processus qu’elles partagent avec leurs fournisseurs. Nous avons récemment lancé une série de trois écrans digitaux de collaboration, rapides à déployer – en quelques semaines, contre quelques mois auparavant. 

D’autres technologies telles que la 3D, l’IA, les solutions cloud, le PLM et les applications mobiles changent également la donne pour les entreprises du secteur de la mode, du luxe, des produits de grande consommation et de la distribution. Elles continueront à jouer un rôle déterminant à mesure que se dessinent les contours de la « nouvelle normalité ». 

Après-pandémie : trouver le juste équilibre 

Du statut d’exception, le « smart-working » est devenu un mode de collaboration universel, commun à des millions de professionnels à travers le monde. Alors que nous commençons à entrevoir les contours de la « nouvelle normalité », nous devons être productifs, tout en continuant à évoluer, aux plans professionnel et personnel. Nous devons prendre soin de notre bien-être physique, mais aussi préserver notre équilibre psychique. Voilà pourquoi la « socialisation à distance » est si importante, surtout si vous faites partie des millions de salariés qui adopteront définitivement le télétravail après la pandémie.

Source : Article original publié par ©Centric Software - www.centricsoftware.com, le 30 avril 2020.